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數位同意書系統

政府標案提案
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  衛生福利部(以下簡稱為衛福部)爲配合政府去紙本化的推動數位化服務,現已於 110 至 112 年規劃建置數位同意書系統以下簡稱同意書系統,並於111年10月19日啟用,其系統主要提供簽署、保管、應用以及提供外部API介接等服務。而本案將優化前期建置之系統,提供更為完善的前後台規劃項目。
  考量各機關單位在資訊與數據規格統一與資料交換上並無統一標準,造成各系統間的資料交換與推動推行不易,本案自前期至目前為止,則是規劃出在原有醫療資訊架構下完成系統優化,並制定資料交換的規範及準則,以利衛福部推動智慧醫療,以及協助各地區的醫療院所查詢以及研究推廣。本期也將納入民眾資料使用揭露網站之功能,對於民眾簽署同意書並願意提供之健康資料,往後公部門因研究計畫而進行利用時,需將計畫名稱、資料類型、使用期間等資訊上傳至本網站,可供民眾查詢個人資料被使用之情形,利於民眾了解自身的個人資料應用於哪項專案中。

圖1 專案緣起
圖2 前後台使用者說明

  本案共分為前台與後台管理系統,前台提供一般民眾以及醫事人員簽署以及查詢同意書,以及查詢一般民眾就醫收據之資訊,系統架構初步規劃分為四大主要模組,分別為(A)SSO單一登入、(B)系統首頁、(C)同意書簽署、(D)醫療收據:

圖3 前台功能架構規劃

  為方便民眾搜尋功能,以及現場醫事人員引導民眾操作,系統介面將採簡易可操作,且較易辨識的操作畫面及流程。畫面可查詢目前系統公告,登入後可查詢目前待簽署的專案以及同意書數量,也可以查詢系統通知。

  系統採RWD設計,使用者可以選擇自己的登入身份,並選擇要使用的登入方式,一般民眾可選擇使用自然人憑證登入,也可選擇透過健保卡驗證登入。如為工商法人,則可透過XCA或MOEACA登入系統 ,醫事人員則可使用核發之醫事人員憑證完成登入。登入後,僅有使用一般民眾身份才可查詢就醫紀錄。

圖4 系統首頁提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)

  點選同意書簽署功能後,將以分頁呈現各類處理狀態為分類,可分類為:現正簽署(尚在簽署期間的文件)、歷年已簽署(可以查詢過往簽署資料或刪除之文件名)、逾期未簽署、所有參加專案。在搜尋狀態條件中,可搜尋年度別、專案別、子專案別、待簽同意書文件名稱、簽署狀態,系統狀態民眾可依據自己的需求決定是否刪除正在執行中的同意書文件,簽署完成後,系統將依據專案欄位,以及簽署者填入的資料,將欄位填入模板中,並自動輸出成PDF文件備存至衛福部VM內,同時也將更新上鏈。

圖5 同意書簽署提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)

  為方便民眾查詢就醫紀錄,如民眾於就診醫院同意該就診紀錄可同意介接使用時,系統將可撈取該民眾的就醫資訊,或者是該次就醫的用藥紀錄,有利於推行收據無紙化。

圖6 查詢民眾就診紀錄提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)

  後續將依據需求訪談規劃設計,初步規劃為後台管理系統可於「C.系統權限設定」中設定個別單位的登入基礎權限,可選擇是否透過SSO單一登入的方式,由系統判別使用者的單位是否存在,於系統後台建立新帳號後自動跳轉登入。如無單一登入帳號,也可由系統後台直接建立新增帳號,並使用帳號密碼直接登入。

  管理後台僅提供研究人員與衛服部機關人員登入操作使用,後台共分為九大模組:(A)帳號驗證與登入、(B)系統首頁、(C)系統權限設定、(D)建立同意書模板、(E)建立簽署、(F)同意書專案列表、(G)簽署同意書、(H)民眾就醫收據資訊、(I)簽署統計:

圖7 後台功能架構規劃

  首頁登入後則為待辦事項頁面,將顯示各專案的同意書簽署情形、自動檢核情形(含每周是否定期產製報表、系統常規檢核是否有問題),以及現行待簽署的同意書數量與連結。

圖8 數位同意書簽署系統後台提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)

  以下各專案的同意書管理面板,分為以專案查詢綁定的同意書,以及已同意書查詢回收的同意書份數。可查詢各專案的簽署進度、各專案包含的同意書數量、刪除以及匯出同意書。如民眾完成同意書簽署後,將自動上鏈,表單可查詢上鏈情形以及雲端位址。查詢部分則透過連結民眾帳戶與系統使用者ID的方式,查詢個別使用者的歷年簽署文件。欲查詢個別同意書簽回的數量,或者是刪除已簽署的同意書,則可從同意書列表內選擇欲查詢的同意書名稱,點擊進入即可查詢系統已存在的同意書,以及每一份的簽核進度。

圖9 同意書簽署進度查詢提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)

  當同意書模板以及專案建立完畢後,則可以發起同意書簽署,該專案可設定簽署流程與權限、指定單人或多人簽署,以及設定簽署模式(概括同意模式、動態同意模式、知情同意以及資料授權),並可限制該文件的閱覽層級。除此之外也將納入相關提醒機制,如未簽署提醒(建立完成後將自動發送mail,也可於系統上點選重新寄送)、退簽機制等。

圖10 簽署設定後台提案雛形(使用 Adobe Xd 製作)